Introducción al paquete ofimático OpenOffice.

El objetivo principal de esta unidad es el de introducir, de una forma muy breve, el manejo del paquete OpenOffice. Una vez se haya terminado la misma podremos crear archivos sencillos en OpenOffice (y en otros formatos, entre ellos MS Word).

Otra de las pretensiones es convencernos de que el OpenOffice no es un paquete muy distinto al que podemos usar en nuestra casa si somos usuarios informáticos habituales. Tiene, digámoslo así, las mismas prestaciones, pero un pequeño dato lo diferencia de otros: ¡¡ES LIBRE!!

En el mercado existen distintos modelos de programas similares, el más conocido es el paquete MsOffice^? de Microsoft (en sus distintas versiones). La mayoría de este software es propietario, es decir, lo comercializa una cierta empresa.

Podemos definir OpenOffice como un conjunto de herramientas para la oficina (suite ofimática) que consta de 5 aplicaciones:

• OpenOffice.org Writer. Herramienta para la edición de textos
• OpenOffice.org Calc. Realización de hojas de cálculo
• OpenOffice.org Impress. Presentaciones y diapositivas
• OpenOffice.org Draw. Diagramas, dibujos y gráficos
• OpenOffice.org Math. Edición de expresiones matemáticas

Nosotros realizaremos una breve introducción de los tres primeros y quedará para un momento posterior un estudio más detallado de todo el paquete.

Como hemos dicho, es una suite ofimática con licencia GPL, es decir, que podemos libremente bajarla de internet, copiarla de un amigo, ver el código fuente con que está hecha, modificar dicho código y además está disponible para muchos sistemas operativos, en particular para Linux y las distintas versiones de Windows 95/98/Me/2000/XP y, lo que es mejor, en todos estos sistemas operativos presenta exactamente el mismo aspecto.

Introducción a Writer (procesador de textos )

Antes de entrar en el programa, avanzar que lo que vamos a encontrar dentro de un instante es un entorno que, aunque sea la primera vez que se visite, se nos hará bastante familiar si hemos manejado un procesador de textos en alguna ocasión; nos recordará mucho a otros programas similares (dígase MS Word, en cualquiera de sus versiones). No obstante, es aconsejable hacer uso de la Ayuda que el programa posee y que aparece en el menú principal si tenemos dudas. Esta última es una frase que debería estar presente a lo largo de toda la unidad.

¿Cómo entrar en Writer?

Desde nuestro escritorio accedemos con Aplicaciones-> Oficina-> OpenOffice.org-> Writer , o creando nuestro lanzador como hicimos en la primera unidad.

El programa tardará un poco en aparecer, paciencia. Es un paquete extenso y carga bastantes elementos en memoria al ejecutarse por primera vez para después ir más rápido. Ya estamos dentro, ¿no?

Aparece con un documento de texto abierto. En la barra superior de la ventana veremos que pone " Sin nombre " indicándonos que el documento aún no tiene asignado ningún nombre.

¿Cómo crear y guardar nuestro primer documento?

Bien, como decíamos, el entorno no asusta mucho a quien esté acostumbrado/a a trabajar en un procesador de textos cualquiera. Podríamos realizar un pequeño análisis inicial de los componentes que aparecen en la pantalla:

• la barra de menús,
• la barra de funciones,
• la zona de trabajo,
• herramientas,
• barra de tareas del sistema operativo,...

En estos primeros pasos por OpenOffice nos moveremos sobre todo por el menú principal y usaremos las opciones habituales; no obstante, la mayoría de estas funciones se encuentran como accesos directos en las distintas barras y/o tienen una combinación de teclas que las activa. Para nuestra tranquilidad debemos decir que muchas de las opciones del menú no las utilizaremos prácticamente nunca, así que no son tantas las que debemos recordar para manejarnos con cierta destreza.

Escribe un texto cualquiera. Una vez que hemos escrito nuestro primer documento con OpenOffice.org Writer guardaremos lo que hemos escrito. Para ello, vamos a acceder a la opción del menú Archivo->Guardar y nos aparecerá una ventana donde rellenar algunos datos.

Ya sabemos cómo funciona el sistema de carpetas en GuadaLinex. Como es lógico, la carpeta destinada por defecto a guardar el archivo es la nuestra ( usuario aparece en la figura porque este es el nombre con el que hemos entrado en el sistema), pero podemos

• indicar otra subcarpeta de esta haciendo doble clic sobre ella,
• crear una nueva
• subir un nivel
• intentar alojar el fichero en otra cualquiera (siempre que tengamos permiso de escritura sobre ella, porque ya sabéis que Linux es intransigente con esto de los permisos). Estas opciones se aprecian en la figura anterior o podemos pasear el ratón por la ventana para que los cuadros de ayuda que se abren nos informen.

Algo que es mejor no olvidar, obviamente, es el nombre del fichero . Para ello hay que rellenar el campo destinado a ese fin y que aparece como Nombre de Archivo (cuidado con minúsculas y mayúsculas), que podría ser, por ejemplo, PrimerDocumentoWriter.

• Por último, hacer referencia al menú desplegable Tipo de Archivo porque aquí podemos indicar al programa si queremos guardar este fichero como si fuera un archivo de Writer (extensión .sxw ) o, por ejemplo, un archivo de MS Word, con extensión .doc .
• Observemos que también el programa nos permite guardar el archivo con una contraseña, aunque eso lo dejaremos para otro momento. Finalmente, sólo tenemos que hacer clic en la opción Guardar .

Algunas observaciones más:

• Si quisiéramos guardar el fichero en un disquete, habrá que montarlo antes (ya se ha visto cómo a lo largo del curso) y a la hora de especificar la carpeta donde guardar el fichero, será: /floppy
• Es conveniente, para evitar males mayores, guardar de vez en cuando el documento; es decir, cuando hayamos mejorado un poco el texto y tengamos una versión más actualizada de lo que queremos debemos acudir al menú y seleccionar Archivo->Guardar (o usar el icono del disco que aparece en la parte superior).
• Tampoco debe olvidarse la revisión ortográfica del documento para enmendar cualquier descuido que hayamos tenido. Para ello, hay que acceder a Herramientas->Ortografía->Revisar . También se puede activar, si no lo está ya, la revisión ortográfica del documento de forma automática accediendo a Herramientas->Ortografía->Revisión Automática .

Ahora podemos pasar a lo que es seguro que haríamos alguna vez si creamos un documento. En algún momento habrá que abandonar la aplicación o cerrar el documento (no vamos a estar mirándolo toda la vida por muy interesante que sea) y eso se hace en el menú Archivo->Cerrar , con lo que abandonaremos la aplicación (si tuviéramos otro documento abierto, no abandonaríamos la aplicación y pasaríamos al mismo).

Claro que nuestro propósito no es en absoluto este, así que vamos a volver a abrir este documento y para ello volvemos a entrar en el programa Writer ( Aplicaciones->Oficina->OpenOffice.org-> Writer ) y vamos a buscar el documento.

¿Cómo volver a nuestro documento?

Muy sencillo: en la opción del menú Archivo/Abrir , con la que nos aparece una ventana como la que aquí tenemos. Con un poco de suerte tendremos la subcarpeta que creamos para albergar allí nuestro fichero y veremos su nombre (PrimerDocumentoWriter.sxw), seleccionamos el archivo para que aparezca en el menú Nombre de archivo y después hacemos clic en Abrir. En otro caso, tendremos que buscar el archivo recordando la ubicación que le dimos. Una vez hecho esto, tendremos nuevamente en pantalla el documento.

Actividades:

1. Crea un pequeño texto de 5 ó 10 líneas en el documento llamado PrimerDocumentoWriter^? en formato sxw y guárdalo en una carpeta nueva, llamada “Carpeta de OpenOffice” , que vas a crear en tu carpeta por defecto.
2. Utilizando la opción “ Guardar Como ” de Writer, guarda una copia del documento PrimerDocumentoWriter.sxw , que se llame Ejercicio, pero con formato MS Word, es decir, .doc . De esta forma disponemos del mismo archivo tanto en formato OpenOffice Writer como en MS Word.
3. Cierra el nuevo archivo y vuelve al archivo PrimerDocumentoWriter^?.sxw.
4. Podemos también guardarlo en formato PDF , para ello pulsamos en " Archivo -> Exportar " y podremos guardarlo como PrimerDocumentoWriter^?.pdf.

¿Cómo dar formato a nuestro documento?

Ya tenemos un archivo creado, llamado PrimerDocumentoWriter.sxw.¿Qué podemos hacer con un documento para mejorar su presentación? Veamos las opciones principales para realizar esta labor tan importante; pero antes una constante si queremos jugar con el formato de una letra, palabra, párrafo o documento completo.

Es muy aconsejable saber cómo seleccionar partes concretas del texto para luego realizar distintas funciones sobre ellas; hay varias formas, pero la que nos va a sacar del apuro ahora será la más cómoda. Se trata únicamente de:

• localizar con la vista el inicio de la parte a seleccionar,
• con el ratón hacemos clic ahí (botón izquierdo) y sin soltar arrastramos hasta llegar al final de la parte que queremos seleccionar, donde ya soltaremos.

Cuidado con volver a hacer clic en algún lugar de la zona de trabajo porque desaparece la selección del texto y hay que empezar otra vez. También son útiles los botones Deshacer y Rehacer la última acción, que podemos encontrar en la barra de funciones.

1. Para empezar, quizá queramos cambiar las fuentes, es decir, el tipo de letra que la máquina ha empleado, posiblemente por defecto. Para ello no hay más que seleccionar el texto que nos interesa, acceder a Formato->Carácter y se abre una pantalla con múltiples opciones: el tipo de fuente, el tamaño (podemos marcar, por ejemplo, la letra que estamos leyendo ahora, una Arial de tamaño 11), el estilo (que se puede modificar directamente como veremos después), y otras muchas que ahora no interesan.
2. Otra forma: Escribe en la parte superior el texto: “Título del trabajo”. Para que tenga la siguiente apariencia:

marcaremos el texto y pulsando sobre él con el botón secundario aparecerá un menú donde seleccionaremos la fuente “Courier”, el tamaño “40”, estilo “contorno”y “sombra”.

1. Podemos modificar otras características del formato en las barras del programa. Por ejemplo, en la Barra de Objetos tenemos los botones de:

• Alineación, donde podemos especificar si un párrafo debe estar centrado, alineado a un lado, o justificado.
• Cortar, Copiar o Pegar, para eliminar y guardarlo en "memoria" (en el portapapeles), copiar un texto en el portapapeles o pegar el último objeto guardado en el portapapeles respectivamente;
• Negrita, Cursiva y Subrayado, que nos permiten realizar las funciones que sus nombres indican en un texto cualquiera.

1. Marca el texto que hayas escrito y cópialo varias veces en el documento, usando copiar y pegar como siempre.
2. Determinadas opciones no van a ser específicas de un párrafo o una palabra, sino que se refieren a todo el documento: como el tamaño de las páginas o los márgenes que se van a emplear. Estas características se pueden encontrar en Formato->Página , donde las opciones más usadas están en la pestaña Página y son: el Formato (A4, por ejemplo), la Orientación (horizontal o vertical) y los Márgenes superior, inferior y laterales. Podríamos en los próximos minutos hacer algunos experimentos cambiando estos parámetros en nuestro documento para ver los resultados.

Párrafos

1. Cuando escribimos una frase muy larga, que ocupe varias líneas, sin pulsar INTRO, obtenemos un párrafo. En el fichero que tienes abierto en este momento, comprueba (clic con el botón derecho) que la regla esté en centímetros y escribe los siguientes párrafos, con el formato que aquí se muestran:

Observa cómo cambian los triangulitos de la regla cuando hacemos clic en los párrafos anteriores.

1. Otra opción muy útil es Formato->Párrafo , donde en la pestaña Sangrías y espacios podremos especificar, si queremos, una sangría de primera línea, o el interlineado (simple, doble, 1,5 líneas...). Las demás pestañas, o son accesibles desde las barras del programa o no nos interesan por el momento. Sería bueno que hiciéramos, sin miedo, algunas pruebas con los párrafos que tenemos ya escritos.

Color

1. Así nuestro texto habrá modificado bastante su aspecto, pero podemos hacer algo más: "darle color". Nuevamente en la barra de objetos tenemos tres botones que resuelven el asunto:

• Color de Carácter,
• Fondo de Carácter y
• Fondo de Párrafo.

Para poder elegir cualquiera de los colores hay que mantener pulsado el botón izquierdo del ratón sobre el icono hasta que se despliegue la lista de colores y seleccionar uno. Deberíamos dedicar algunos minutos más a hacer nuestras pruebas.

1. Echándole un poco de imaginación podemos suponer que las siguientes frases son verdad:

Intenta escribirlas en esos colores (una vez marcada cada frase, con el botón derecho accede al menú Caracter)

1. Escribe lo siguiente en tu documento:

Esta línea está centrada

Esta línea está alineada a la derecha

Esta línea está escrita en negrita

Esta línea está en cursiva negrita y además está centrada

1. Modifica el título del trabajo que aparece al principio y ponle color.
2. Haz sangrías con algunos párrafos.
3. Crea listas numeradas.
4. Modifica la numeración y los caracteres en el menú que aparece al pulsar con el botón secundario: “Numeración y viñetas”.

Imágenes

1 Inserta imágenes usando “Insertar”/”Imagen”/”De archivo” Selecciona previsualizar en la ventana que aparece. Busca una imagen que te guste. 1 Modifica su tamaño.

Para modificar las propiedades de la imagen pulsa dos veces en ella con el botón principal del ratón.

1 Alineada a la izquierda. 1 Haz que el texto aparezca como en este ejemplo a la derecha de la imagen.

Una imagen parecida a la anterior la puedes encontrar buscando la palabra Tux en www.google.es en el apartado Imágenes.

Encabezados y pies de página

1. Pulsando en “Insertar”/ “Encabezado “ /“Predeterminado”. Escribe algo en el encabezado.
2. Crea el pie de página y haz que muestre el número de página en el centro.
3. Entra en “Formato”/”Página” y haz que el encabezado y el pie de página sean distintos para las páginas pares e impares.
4. Modifica el contenido de ambos de manera que en las páginas pares el contenido del encabezado esté alineado a la derecha y en el pie el número de la página esté a la izquierda.
5. Haz lo contrario en las páginas impares.

¿Cómo crear y manejar algunas propiedades de las tablas?

Las tablas constituyen un elemento muy recurrido en los documentos de un profesor/a: distribuciones de las aulas, estadísticas, horarios, informes por asignaturas,... Explicaremos algunas funciones relacionadas con tablas en este apartado:

1. Para crear una tabla, en el menú principal iremos a " Insertar->Tabla " y se nos abrirá una ventana donde podremos especificar:

• un nombre de la tabla o el programa asignará uno por defecto,
• el número de columnas,
• el de filas
• y por el momento no seleccionaremos un campo: Encabezado. Esto último tengámoslo en cuenta porque por defecto el campo está marcado.

1. Para eliminar una tabla existen varias posibilidades; nos quedamos con la siguiente:

• nos posicionamos con el ratón en una de las celdas vacías (si hace falta se elimina su contenido),
• seleccionamos toda la tabla pulsando CTRL-A y
• pinchamos en el botón Eliminar fila o Eliminar columna que aparecen en la barra de objetos y que en ese momento se ha convertido en la barra de objetos para tablas.

1. Para eliminar filas o columnas de una tabla nos posicionamos en una celda que pertenezca a esa fila o columna y hacemos clic en la función correspondiente vista en el apartado anterior.
2. Para insertar filas o columnas nos posicionamos en una celda que pertenezca a la fila o columna detrás de la cual queremos crear otra y hacemos clic en el botón correspondiente de la barra de objetos.
3. Las propiedades de una tabla que se suelen modificar, tales como el ancho, alto, bordes,... de filas, columnas y celdas se pueden encontrar en distintas opciones del menú: Formato->Celda, Formato->Columna, Formato->Fila. Es conveniente realizar varias pruebas con todos los submenús que se abren en cada una de las opciones.
4. Para unir celdas las marcamos y pulsando con el botón secundario seleccionamos “Celda”/”Unir”
5. Para dividir celdas seleccionamos la que queremos dividir y haciendo lo mismo de antes seleccionamos “ Dividir " y especificamos si queremos que sea horizontalmente o verticalmente, así como el número de divisiones que queremos hacer.
6. Usando el menú Insertar/Tabla , crea una tabla con encabezado con 4 columnas y 3 filas, como la siguiente:
7. Escribe el encabezado, cambia el color del fondo y el del texto en negrita y de color blanco.

1. Inserta 50 filas en la tabla y comprueba que en la siguiente página vuelve a aparece el encabezado.
2. Inserta una columna entre los apellidos y el DNI con el título “Edad”.
3. Borra la columna DNI.

1. Crea una tabla de 4x4 sin encabezado.
2. Usando el botón derecho del ratón puedes dividir las celdas, para obtener algo como lo siguiente:

1. Crea una tabla como la siguiente e inserta imágenes (de las que tienes en la carpeta que creaste en tu directorio de trabajo) en las distintas celdas:

1. Exporta el documento a formato PDF pulsando en el menú “Archivo” la opción correspondiente.
2. Abre Nautilus y abre el fichero que has guardado como pdf.

1. Vuelve a OpenOffice.org y guarda tu archivo en formato “html”.
2. Ábrelo usando Mozilla Firfox y “Archivo”/”Abrir archivo” comprueba que ves el fichero en formato web. Acabamos de crear una página web.

1. Crea desde OpenOffice.org una carpeta llamada “web” y dentro de ella un nuevo documento llamado index.html y empieza a escribir en él tu página web. Inserta las imágenes que quieras y pon el fondo que te guste, pero procura que no sean de un tamaño excesivamente grande.

Las posibilidades que nos proporciona el programa OOoWriter^? son mucho más amplias y ricas, pero aquí podría concluir una breve introducción al mismo.
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